✔ Biaya Mengundang Wartawan dan Release Media Online

Apakah Anda tahu berapa biaya mengundang wartawan dan bagaimana mendatangkan pers untuk meliput suatu acara?

Informasi ini jarang diketahui publik. Itulah mengapa kami membuat artikel ini.

Setelah membaca sampai akhir, Anda akan mengetahui:

• Biaya mengundang wartawan media.
• Persiapan yang perlu dilakukan.
• Risiko mengundang wartawan.
• Dan kiat mengundang wartawan.

Berikut ulasan lebih lengkapnya.

Biaya Mengundang Wartawan Media

Tidak ada nominal pasti terkait dengan itu. Tetapi menurut beberapa sumber, biaya mengundang wartawan antara Rp300.000 hingga Rp750.000, tergantung medianya.

Itu bukanlah ongkos publikasi, melainkan sekadar pengganti uang transportasi. Lagi pula memberi “amplop” ke wartawan sebenarnya juga bukan hal yang lazim.

Untuk mengkoordinasikan banyak media juga perlu orang yang memiliki akses ke banyak Wartawan, jadi biaya mengundang wartawan tidak hanya uang yang keluar untuk akomodasi wartawan namun juga untuk koordinator.

Tantangannya bertambah sejak pandemi 2020 kemarin, di mana kegiatan meliput online semakin marak. Jadi, memang tidak mudah mendatangkan wartawan ke acara Anda.

Persiapan Mengundang Wartawan

Selain biaya mengundang wartawan, perlu juga persiapan matang supaya mereka benar-benar mau datang. Berikut persiapannya:

1. Tentukan Hari yang Tepat

Sebaiknya tidak mengundang wartawan pada hari Sabtu dan Minggu.

Pertama, waktu yang tersedia tidak banyak. Kedua, release Anda mungkin baru akan terbit di hari Senin. Artinya, berita sudah basi.

Pengecualian berlaku untuk event hiburan atau olahraga yang diminati masyarakat.

Saran dari Matranews, pilih hari Rabu atau Kamis.

Alasannya karena pada dua hari tersebut, banyak media yang kejar tayang mencari banyak berita.

Senin dan Selasa bisa jadi alternatif apabila wartawan yang bersangkutan sudah punya jadwal ke acara lain.

2. Tempat dan Waktu yang Strategis

Tempat yang strategis maksudnya mudah diakses dari berbagai titik. 

Apapun bangunannya, yang terpenting mengutamakan kenyamanan para wartawan. Contohnya di kafe, hotel, atau ruangan khusus press conference.

Waktu yang disarankan antara pukul 10.00 hingga 15.00. 

3. Pilih Wartawan yang Relevan

Biaya mengundang wartawan sudah cocok, tetapi mengapa cuma sedikit yang datang? Bisa jadi tugas liputan mereka tidak relevan dengan acara Anda.

Di kota-kota besar, seorang wartawan cenderung punya spesialisasi di bidang tertentu. Contohnya politik, telekomunikasi, olahraga, dan sebagainya.

Mereka biasanya juga tergabung dalam komunitas.

Sementara tipikal wartawan di daerah bersedia meliput berita apapun. Kemungkinan mereka koresponden salah satu media nasional.

Intinya, pilih wartawan atau media yang relevan dengan acara Anda.

4. Event yang Penting

Untuk menyebarkan informasi melalui wartawan, sebaiknya Anda membuat press conference.

Pertanyaannya, event apa yang kira-kira membutuhkan press conference agar mendapat liputan media? Wartawan mungkin akan tertarik dengan:

• peluncuran atau pembukaan sesuatu yang baru,
• festival atau acara publik,
• kunjungan orang penting (VIP),
• wawancara yang berkaitan dengan isu terkini,
• pertemuan akbar.

Jika Anda ingin biaya mengundang wartawan lebih efisien, kami punya solusinya.

⚡ Publikasimedia merupakan agensi press conference yang dapat membantu Anda mengumpulkan, mengakomodir dan memastikan berita terbit. Silakan pilih hubungi admin kami di +62 813-2950-1184

Apakah mengundang wartawan hanya berlaku untuk instansi saja? Tidak.

Siapapun boleh melakukannya asalkan ada suatu hal penting yang memang layak diliput oleh media.

5. Buat Press Release yang Jelas

Salah satu cara agar acara diliput media paling mudah yaitu dengan membuat press release yang jelas.

Tonjolkan pesan utama pada release tersebut sehingga wartawan tertarik menggalinya lebih jauh. Pelajari panduan cara menulis press release.

Hal ini dilakukan supaya tidak terjadi misleading pada press conference.

Caranya? Tawarkan berita yang fresh atau sesuatu dengan jumlah besar. Kemudian sampaikan keuntungannya untuk media terkait.

Misalnya, “Pertama di Indonesia…” atau “Pembukaan cabang ke-5.000…”. Tidak terlalu bombastis, tetapi kelihatannya penting.

Berbekal press release, wartawan tinggal melengkapi tulisan mereka dengan kutipan dari narasumber.

6. Narasumber yang Menarik

Ya, narasumber sering menjadi alasan wartawan menghadiri suatu undangan.

Jika yang menjadi narasumber adalah pejabat tinggi perusahaan, kemungkinan press conference akan ramai.

Anda juga bisa mempersiapkan Key Opinion Leader (KOL) dari eksternal perusahaan atau brand ambassador. Ini dapat membuat acara lebih menarik.

Narasumber dan KOL ini wajib kredibel, dapat menguatkan pesan perusahaan Anda serta komunikatif.

7. Siapkan Rundown

Siapapun pasti ogah datang ke acara yang ngaret, baik karena telat mulai atau durasinya bertambah panjang di tengah acara.

Press conference yang efektif cuma sekitar 1-2 jam. Lebih dari itu pasti akan bikin wartawan jenuh dan akhirnya meninggalkan acara.

Saran kami, buatlah rundown dan fokus pada itu. Dengan begitu acara akan berjalan sesuai jadwal apapun yang terjadi.

Risiko Jika Mengundang Wartawan

Meskipun sudah tahu segala persiapan mengundang wartawan, bukan berarti semua akan berjalan mulus 100%. Anda tetap harus siap dengan segala risikonya.

Risiko pertama, apabila Anda mengundang 50 wartawan, jangan berekspektasi semuanya akan hadir kecuali acara tersebut sangat penting.

Selanjutnya, Anda sudah mengeluarkan uang, tetapi eksposur yang didapat bisa saja tidak sebesar harapannya.

Biaya mengundang wartawan melalui acara press conference tentu mahal. Namun, seringkali wartawan yang hadir cuma sedikit dan eksposurnya minim.

Silakan baca rencana pembiayaan press conferenace.

Risiko lainnya yaitu terjadi misleading. Jadi, penting sekali mempersiapkan materi yang jelas sebelum acara.

Penutup

Biaya mengundang wartawan kurang lebih Rp300.000 hingga Rp700.000 ribu per orang. Sementara biaya press conference lebih mahal karena satu paket dengan penyelenggaraan acara. 

Bagi pelaku UMKM atau individu yang ingin menerbitkan release, kami punya solusi lebih mudah dan murah. Cara diliput media online cukup dengan jasa press release. Biaya publikasi media online mulai 1 jutaan saja.