Biaya melakukan press conference lebih mahal daripada sekadar mengundang wartawan karena perlu lebih banyak persiapan untuk acaranya.
Dalam hal ini pihak yang ingin menggelar press conference (presscon) biasanya menggunakan jasa event organizer. Alasannya agar acara terselenggara secara profesional dan bisa menghadirkan wartawan TV maupun media online.
Bagi Anda yang ingin membuat presscon, kami akan menjelaskan:
- berapa biaya melakukan press conference,
- fasilitas yang didapatkan dalam acara,
- dan hal apa saja yang perlu Anda siapkan.
Sebelumnya pahami dulu apa itu press conference supaya tahu maksud dan tujuan acara ini.
Biaya Melakukan Press Conference
Untuk menggelar press conference di venue yang bagus, fasilitas lengkap dan dihadiri puluhan wartawan biayanya berkisar 100-300 juta.
Banyak faktor yang memengaruhi biaya melakukan press conference seperti venue, jumlah media, tier media, fasilitas, dan promosi.
Kami pernah mengajukan penawaran pada klien perusahaan asuransi ternama. Untuk menghadirkan 100-150 wartawan di ballroom salah satu hotel bintang lima, biayanya 200-300 juta.
Akan tetapi, Anda dapat menegosiasikan harga dengan mengurangi beberapa item. Sedikitnya tidak bisa kurang dari 50 juta untuk menyiapkan venue dan acara.
Fasilitas Press Conference Lengkap
Publikasimedia dapat memfasilitasi Anda melakukan offline presscon. Dengan biaya seperti yang disebutkan di atas, fasilitas yang didapat antara lain:
- durasi acara 90-120 menit
- 50 undangan media,
- host dan tim kreatif,
- suvenir dan hadiah,
- persiapan konten acara,
- venue dan F&B,
- adlibs oleh host,
- display merek di backdrop, banner, LED,
- dokumentasi acara.
Selain itu sebagai bentuk support digital juga akan dibuatkan iklan advertorial, social media promote dan media coverage. Intinya panitia kan mengurus semuanya mulai tata letak, registrasi, rundown, hingga promosi.
Contoh Press Conference dengan Biaya 100 Juta
Publikasimedia menawarkan biaya melakukan press conference 100 jutaan untuk salah satu klien. Rincian fasilitas yang didapat adalah sebagai berikut:
| Fasilitas | Harga |
| Media conference (50 media) | Rp50.000.000 |
| Event management | Rp7.600.000 |
| Pembawa acara profesional | Rp4.500.000 |
| Venue set (backdrop, dekorasi, stage, monitor) | Rp13.000.000 |
| Suvenir untuk media (50 unit) | Rp12.500.000 |
| Dokumentasi foto dan video | Rp5.000.000 |
| TOTAL | Rp92.600.000 |
Di atas belum termasuk biaya penanganan 20%, PPN 11% dan sewa venue untuk 60 orang di restoran atau kafe. Total keseluruhan lebih dari 100 jutaan.
Intinya, biaya melakukan press conference tergantung berapa banyak pihak yang terlibat serta bekerja sama. Harga di tiap-tiap PR Agency juga berbeda-beda.
Persiapan Sebelum Press Conference
Di luar hal-hal teknis oleh panitia, perusahaan Anda masih perlu melakukan beberapa persiapan press conference, antara lain:
1. Menentukan Tema Acara
Presscon bertujuan untuk menyampaikan informasi penting yang layak diberitakan media. Sebagai contoh pengenalan inovasi atau peluncuran produk baru.
Buat tajuk acara yang menarik dan menggambarkan apa yang ingin perusahaan Anda sampaikan. Pastikan itu membuat wartawan TV maupun media online tertarik hadir.
2. Materi Presscon
Materi press conference adalah tanggung jawab perusahaan penyelenggara. Di dalamnya terdiri dari press release, infografis, ringkasan laporan, dan lain-lain.
Supaya lebih praktis, pertimbangkan untuk menggabungkan semua materi cetak menjadi press kit. Anda bisa meminta bantuan panitia untuk menyiapkan cetakannya.
3. Pemilihan Wartawan
Biaya mengundang wartawan sudah termasuk dalam fasilitas penyelenggaraan press conference. Namun, sebaiknya Anda memilih media yang sesuai target.
Di atas disebutkan bahwa ada perbedaan tier media yang mana juga memengaruhi biaya melakukan press conference. Katakanlah Anda menargetkan konsumen di daerah tertentu, maka pilihlah media-media lokal setempat.
4. Pembicara
Terakhir, faktor pembicara juga sangat penting. Siapa yang menyampaikan pesan harus kompeten. Dalam hal ini contohnya seperti pejabat tinggi di bidang terkait.
Pembicara yang berkarisma, berwibawa dan pandai menyampaikan pesan cocok untuk acara presscon. Koordinasikan daftar pembicara karena panitia memerlukannya untuk menyusun rundown.
Penutup
Kesimpulannya, biaya melakukan press conference memang mahal karena harus menyiapkan venue, konten acara, wartawan, dan lain-lain. Idealnya presscon menghabiskan dana 100-300 juta, tetapi bisa diminimalkan sedikitnya 50 juta.
Hubungi tim Publikasimedia untuk menanyakan lebih lanjut tentang penyelenggaraan press conference.
