Tips menggelar konferensi pers krisis ini mungkin sedang Anda butuhkan atau kelak akan berguna untuk menyelamatkan perusahaan Anda.
Seperti yang Anda tahu, penyampaian pesan yang jelas adalah kunci dalam manajemen krisis perusahaan.
Bayangkan skenario di mana puluhan wartawan memadati ruang konferensi, menuntut klarifikasi langsung terkait isu yang sedang bergulir.
Penanganan dari tim PR saja tidak akan cukup. Publik butuh pernyataan resmi langsung dari jajaran eksekutif perusahaan untuk meredam spekulasi.
Namun, tentunya Anda perlu menyiapkan strategi agar pesan yang disampaikan benar-benar jelas dan tidak memicu kontroversi lanjutan.
Apa saja tips menggelar konferensi pers krisis? Publikasimedia akan menjelaskannya untuk Anda.
Tips Menggelar Konferensi Pers Krisis agar Informasi yang Disampaikan Jelas
Berikut beberapa tips yang dapat membantu Anda menyampaikan informasi dengan jelas dalam konferensi pers krisis:1
1. Tempat & Pengaturan Ruang Konferensi
Dalam situasi krisis, kemungkinan jumlah wartawan yang hadir bakal lebih banyak dari biasanya.
Kerumunan yang tidak teratur berpotensi membuat suasana kacau dan malah menghambat penyampaian informasi. Oleh karena itu, pemilihan tempat sangatlah penting.
Pastikan ruangannya cukup luas untuk menampung seluruh awak media dengan nyaman. Sediakan tempat duduk dan atur tata letak ruangan sedemikian rupa, sehingga memudahkan para wartawan meliput konferensi pers.
Tata letak theatre style cocok untuk situasi ini.2
Sistem audio visual juga harus berfungsi dengan baik agar setiap perkataan terdengar jelas oleh semua yang hadir.
2. Pilih Juru Bicara yang Tepat
Tips menggelar konferensi pers krisis yang kedua yaitu pilihlah juru bicara yang tepat.
Idealnya, yang cocok ditunjuk sebagai juru bicara krisis adalah petinggi perusahaan seperti CEO, COO, atau CFO, tergantung pada jenis krisis yang dihadapi.3
Pasalnya, mereka pasti punya pengetahuan mendalam tentang situasi terkait, mampu berkomunikasi dengan jelas, dan tetap tenang di bawah tekanan.
Kehadiran pejabat tinggi perusahaan juga memberikan kredibilitas pada pesan yang disampaikan.
Di samping itu, tunjuk seseorang sebagai pengarah pertanyaan. Orang inilah yang akan mengatur alur konferensi pers.
3. Siapkan Pernyataan Resmi yang Singkat & Jelas
Sebelum konferensi pers dimulai, tim PR sebaiknya menyiapkan pernyataan resmi yang singkat, tetapi komprehensif.
Fokus pada 3-5 poin utama. Siapkan juga data pendukung yang diperlukan untuk memperkuat pernyataan.
Jika ada informasi yang memang berhak diketahui publik, sampaikan secara terbuka kepada wartawan. Menutup-nutupi fakta adalah red flag dalam manajemen krisis.
Selain itu, antisipasi pertanyaan-pertanyaan yang mungkin diajukan wartawan.
Pernyataan yang disiapkan dengan baik memberikan materi liputan yang jelas bagi wartawan.
4. Tetapkan Aturan untuk Keterlibatan Wartawan
Anda harus menegakkan aturan bagi para wartawan selama konferensi pers berlangsung.
Tips menggelar konferensi pers krisis ini bermaksud supaya acara berjalan lancar tanpa banyak interupsi yang membuat pesan tidak tersampaikan secara optimal.
Contohnya, berikan batasan waktu sesi tanya jawab hanya 15 sampai 30 menit.
Batasi juga jumlah pertanyaan yang boleh diajukan oleh setiap wartawan, satu pertanyaan dan satu pertanyaan tambahan.
Jika ada pertanyaan yang berulang, Anda dapat mengabaikannya dengan sopan, terutama jika merasa sudah menjawab dengan baik sebelumnya.
Jelaskan aturan ini di awal konferensi pers!
5. Follow Up Setelah Konferensi Pers
Setelah konferensi pers selesai, pekerjaan tim PR masih belum berakhir. Follow up diperlukan untuk memastikan pesan benar-benar tersampaikan.4
Beberapa upaya follow up yang perlu dilakukan antara lain:
- Mengirim press release atau ringkasan konferensi kepada media.
- Pantau liputan media dan tanggapi jika ada kesalahan informasi atau pemberitaan negatif.
- Tetap buka komunikasi dengan wartawan untuk memberikan informasi tambahan atau update terkait isu yang bergulir.
Terakhir, jangan lupa evaluasi untuk melihat respons publik dan media terhadap informasi dari perusahaan Anda.
Hasil Apa yang Diharapkan dari Konferensi Pers Krisis?
Komunikasi yang terstruktur, meskipun dalam situasi krisis, memudahkan perusahaan mengendalikan narasi publik dan meredakan kekhawatiran.
Lebih dari itu, konferensi pers menjadi kesempatan untuk menunjukkan empati terhadap pihak-pihak yang terdampak.
Yang tidak kalah penting, penerapan tips menggelar konferensi pers krisis di atas juga membantu menjaga reputasi perusahaan.
Referensi (terakhir diakses pada 12/10/2024):
- Tips menggelar konferensi pers krisis. http://jawaraspeed.com/p/tools-riset-kata-kunci-premium.html ↩︎
- Tata letak tempat duduk konferensi pers. https://www.cct.org.uk/about-us/latest-news/post/327-top-seating-styles-for-events ↩︎
- Pemilihan juru bicara pada saat krisis. https://icrinc.com/insights/crisis-communications/ ↩︎
- Follow up setelah konferensi pers. https://www.linkedin.com/advice/3/how-do-you-prepare-press-conference-crisis-situation ↩︎
